الدليل الشامل لإجراءات ولوائح إدارة المخازن

المعيار العالمي للتميز التشغيلي وسلامة سلسلة التوريد

تنبيه تحكمي (CONTROLLED DOCUMENT):
أي نسخة من هذا الدليل غير مختومة بختم “CONTROLLED” تعتبر غير معتمدة، ويُعمل بها على مسؤولية الشخص الحامل. يجب على حامل الوثيقة التأكد من أنها أحدث إصدار وتحتوي على جميع التعديلات والمراجعات. لا يسمح بإجراء أي تغيير في هذه الوثيقة دون تصديق مسبق من مسؤول مراقبة الوثائق.

فهرس المحتويات

1. الغرض والنطاق

1.1 الغرض

يهدف هذا الدليل إلى وضع إطار معياري شامل ومتكامل يحكم جميع عمليات إدارة المخازن، بدءًا من لحظة استلام المواد وصولاً إلى نقطة صرفها أو التخلص منها. يهدف هذا الإطار إلى:

• توحيد الإجراءات: توحيد الدورة المستندية والممارسات المتبعة عبر جميع أقسام وإدارات المؤسسة لضمان الاتساق والشفافية.

• تحديد المسؤوليات: التحديد الدقيق والواضح لمسؤوليات وصلاحيات كل فرد يشارك في سلسلة التوريد الداخلية.

• الحفاظ على الأصول: ضمان سلامة الأصناف المخزنة وحمايتها من التلف، السرقة، أو سوء الاستخدام.

• دقة المعلومات: ضمان دورة مستندية سليمة تضمن تطابق الأرصدة الفعلية مع الأرصدة الدفترية.

• كفاءة التشغيل: تحسين كفاءة عمليات التداول (الاستلام، التخزين، الصرف) لتقليل الوقت والجهد والتكلفة.

• الرقابة الفعالة: تفعيل نظام رقابة داخلي قوي عبر الجرد الدوري والمفاجئ وتحليل مؤشرات الأداء.

• الامتثال: ضمان الامتثال للمعايير الدولية (مثل ISO 9001:2015) والتشريعات المحلية ذات الصلة.

1.2 مجال التطبيق

ينطبق هذا الدليل إلزاميًا على:

• جميع المخازن: الرئيسية والفرعية بكافة أنواعها (مواد خام، مستلزمات، قطع غيار، منتج تام، مهمات، توالف، أصول).

• جميع الإدارات المعنية: المخازن، المشتريات، المالية (الحسابات، مراقبة المخزون، التكاليف)، الجودة، الإنتاج، الصيانة، الشؤون الإدارية.

• جميع أنواع الأصناف: المواد الخام، مستلزمات الإنتاج، قطع الغيار، المنتجات تامة الصنع، الأصول الثابتة، الأمانات، الخردة، المهمات، المواد الخطرة، المواد سريعة الاشتعال، المواد ذات الصلاحية المحدودة.

2. المسؤوليات والصلاحيات

2.1 الإدارة العليا

• اعتماد السياسات العامة لإدارة المخزون والهيكل التنظيمي للمخازن.

• اعتماد تشكيل لجان الجرد السنوية والاستثنائية، والتصديق على نتائجها النهائية.

• إصدار القرارات الخاصة بإيقاف أو السماح بالصرف في الحالات الطارئة.

• اعتماد طلبات الشراء الاستثنائية أو التي تتجاوز حدود الصلاحيات المقررة.

2.2 مدير الإدارة المالية

• الإشراف على الجانب المالي للمخزون، بما في ذلك تقييمه وتسعيره.

• مراقبة مستويات المخزون وتحليل معدلات الدوران.

• اعتماد قيود التسوية الناتجة عن فروق الجرد بعد التصديق عليها.

• التأكد من عدم صرف مستحقات الموردين إلا بعد استكمال إجراءات الاستلام والفحص والإضافة.

2.3 مدير المشتريات

• التنسيق مع المخازن لتحديد نقاط إعادة الطلب والكميات الاقتصادية للشراء.

• متابعة أوامر الشراء مع الموردين وضمان تسليم الأصناف في المواعيد المتفق عليها.

• متابعة إجراءات إرجاع الأصناف المرفوضة للموردين واسترداد قيمتها أو استبدالها.

2.4 مدير المخازن

• الإشراف الكامل على سير العمل في جميع المخازن وفقًا للإجراءات الموثقة.

• تطوير وتنفيذ خطط تحسين الأداء واستغلال المساحات.

• تدريب وتأهيل أمناء المخازن والعمال على الإجراءات القياسية وقواعد السلامة.

• مراجعة تقارير المخزون الدورية وتحليل مؤشرات الأداء واتخاذ الإجراءات التصحيحية.

• الإشراف على أعمال الجرد والتسوية ورفع تقارير النتائج الأولية.

• مراجعة طلبات الشراء المخزنية للحد من تكدس الرواكد.

2.5 أمين المخزن

• الاستلام والفحص الأولي: استلام الأصناف والتحقق من مطابقتها لأمر الشراء من حيث الكمية والنوع الظاهري.

• التخزين والتنظيم: ترتيب الأصناف في أماكنها المخصصة، ووضع بطاقات تعريف (كارتات صنف) محدثة، والحفاظ على نظافة وترتيب المخزن.

• الصرف: تنفيذ أوامر الصرف المعتمدة، والتأكد من صرف الكميات الصحيحة للجهة المستحقة، وتحديث الأرصدة فورًا.

• التدوين والتوثيق: تسجيل جميع حركات الإضافة والصرف في النظام الإلكتروني خلال 48 ساعة كحد أقصى، وحفظ المستندات.

• الرقابة: المراقبة الدورية لحالة الأصناف (تواريخ الصلاحية، علامات التلف) وعزل الأصناف المشكوك فيها أو المرفوضة فورًا.

• الالتزام: الالتزام بتطبيق جميع إجراءات السلامة والصحة المهنية.

• الإشراف على العمال: توجيه العمال أثناء النقل والتخزين والتأكد من اتباع الأساليب السليمة.

• تحرير طلبات الشراء: عند وصول المخزون إلى حد الطلب، أو للأصناف الجديدة.

2.6 عمال المخازن

• تنفيذ تعليمات أمين المخزن بدقة فيما يخص نقل وترتيب الأصناف.

• القيام بأعمال الرص (Stacking) وفق القواعد الآمنة التي تمنع التلف أو الحوادث.

• التأكد من سلامة الأحمال قبل وبعد التداول.

• الإبلاغ الفوري عن أي ملاحظات أو تلفيات أو حوادث لأمين المخزن.

2.7 إدارة الجودة / الفاحص الفني

• فحص العينات من الأصناف الواردة طبقًا لمواصفات الجودة والمعايير الفنية.

• إصدار تقرير الفحص النهائي (قبول / رفض / قبول مشروط).

• المشاركة في فحص الأصناف المرتجعة من الإنتاج أو العملاء.

• المشاركة في لجان الجرد لتقييم الحالة الفنية للأصناف عند الحاجة.

2.8 رئيس قسم مراقبة المخزون

• متابعة حركة الصرف والإضافة للأصناف، والتأكد من الالتزام بالإجراءات.

• إجراء جرد للمخازن مرتين سنويًا على الأقل، وجرد مفاجئ عند الحاجة.

• متابعة أعمال الجرد التي تتم عند الاستلام بين أمناء المخازن.

2.9 مسؤول نظم المعلومات (IT)

• ضمان استمرارية عمل نظام إدارة المخازن (WMS) أو نظام تخطيط الموارد (ERP).

• تقديم الدعم الفني للمستخدمين وحل المشكلات التقنية.

• إجراء النسخ الاحتياطي لقواعد البيانات بشكل دوري.

3. التعريفات والمصطلحات الفنية

• المخزن (Store): مكان مخصص، مسور ومنظم، لاستلام وتخزين وحفظ وصرف الأصناف المختلفة.

• أمين المخزن (Storekeeper): الشخص المسؤول بشكل مباشر عن إدارة المخزن والإشراف على جميع الأنشطة داخله.

• أمر الشراء (Purchase Order – PO): وثيقة رسمية تصدر عن إدارة المشتريات تفيد بتفويض المورد بتوريد كمية محددة من صنف معين بمواصفات وسعر وزمن محددين.

• إذن الاستلام (Receiving Note): وثيقة أولية يتم تحريرها عند وصول الشحنة لتسجيل البيانات الأولية قبل الفحص.

• محضر الفحص (Inspection Report): تقرير فني يصدر عن إدارة الجودة يحدد مدى مطابقة الأصناف للمواصفات.

• إذن الإضافة (Goods Received Note – GRN): الوثيقة الرسمية النهائية التي تثبت إضافة الأصناف إلى أرصدة المخازن بعد قبولها، وتعتبر أساسًا لاعتماد المورد مالياً.

• إذن الصرف (Store Requisition / Issue Voucher): وثيقة رسمية معتمدة من الجهة الطالبة، ويصدر على أساسها أمر الصرف.

• الحد الأدنى للطلب (Reorder Point): مستوى المخزون الذي إذا وصلته الكمية الموجودة، يجب تقديم طلب شراء جديد.

• الحد الأقصى للمخزون (Maximum Stock Level): أعلى كمية مسموح بتخزينها من صنف معين، تجنبًا للتكدس.

• كمية الطلب الاقتصادية (Economic Order Quantity – EOQ): الكمية المثلى التي يجب طلبها في المرة الواحدة لتحقيق التوازن بين تكاليف التخزين وتكاليف الطلب.

• الرصيد الفعلي (Physical Stock): الكمية الموجودة في المخزن بعد العد والقياس.

• الرصيد الدفتري (Book Stock): الكمية المسجلة في السجلات المحاسبية ونظام المخازن.

• فروق الجرد (Inventory Discrepancies): الفرق بين الرصيد الفعلي والرصيد الدفتري (عجز أو زيادة).

• الجرد الدوري (Periodic Inventory): عملية عد المخزون في أوقات محددة مسبقًا (شهرية، ربع سنوية، نصف سنوية).

• الجرد المستمر (Cycle Counting): عملية عد أجزاء من المخزون بشكل منتظم ومستمر طوال السنة.

• الأصناف بطيئة الحركة (Slow-moving items): الأصناف التي يقل معدل صرفها عن المعدل الطبيعي.

• الأصناف راكدة (Obsolete / Non-moving items): الأصناف التي لم يحدث لها صرف لفترة زمنية طويلة، أو أصبحت منتهية الصلاحية أو غير صالحة للاستخدام.

• التكهين (Write-off): الإجراء المحاسبي والإداري لإخراج الأصناف التالفة أو الراكدة نهائيًا من سجلات المخازن.

• الخردة (Scrap): المواد أو الأجزاء الناتجة عن عملية الإنتاج أو التخلص من الأصول، والتي يمكن بيعها كمادة خام ثانوية.

• الأمانة (Consignment): أصناف تخص الغير (عملاء أو موردين) وتوجد داخل المخازن لحين استخدامها أو ردها.

• العهدة (Custody): أصناف (عادة أصول أو أدوات) تسلم لشخص معين بموجب إيصال عهدة، ويكون مسؤولاً عنها حتى ردها.

• مبدأ (FIFO): First In First Out، أي ما يرد أولاً يصرف أولاً، خاصة للمواد ذات الصلاحية.

• مبدأ (FEFO): First Expired First Out، أي الأقرب انتهاء الصلاحية يصرف أولاً.

4. الإجراءات التفصيلية وسير العمل

 (أضغط هنا)

4.1 تصنيف الأصناف وتكويدها وتخطيط المخازن

4.1.1 نظام التصنيف (Classification)

يجب وضع نظام تصنيف متسلسل ومنطقي للأصناف بناءً على طبيعتها واستخدامها. من أمثلة التصنيفات الرئيسية:

• مواد خام (Raw Materials)

• مواد تعبئة وتغليف (Packaging Materials)

• مستلزمات إنتاج (Production Supplies)

• قطع غيار (Spare Parts)

• منتج تام (Finished Goods)

• أصول ثابتة (Fixed Assets)

• مهمات وأدوات (Tools & Equipment)

• خردة وتوالف (Scrap & Waste)

4.1.2 نظام التكويد (Codification)

يجب تخصيص كود فريد وغير قابل للتكرار لكل صنف. يُفضل استخدام نظام تكويد هرمي (ذكي) يحمل دلالات عن الصنف، مثل:
[تصنيف رئيسي] – [تصنيف فرعي] – [رقم مسلسل]
مثال: RM-PLA-0025 (Raw Material – Plastic – الرقم المسلسل)
يجب أن يلتزم الجميع باستخدام هذا الكود في جميع المستندات والنماذج والتعاملات اليومية.

4.1.3 تخطيط المخازن (Warehouse Layout)

• مناطق محددة بوضوح: يجب تقسيم المخزن إلى مناطق وظيفية واضحة ومحددة بعلامات أرضية ولوحات إرشادية:

  1. منطقة استلام (Receiving Area)

  2. منطقة عزل الرفض وقيد الفحص (Quarantine/Rejection Area)

  3. منطقة التخزين الرئيسية (Main Storage Area) ولكل رف أو خلية عنوان فريد (Location Code)

  4. منطقة التجهيز والصرف (Dispatch/Packing Area)

  5. منطقة المواد الخطرة (Hazardous Materials Area) – منفصلة ومؤمنة.

  6. منطقة الأصول الثقيلة (Heavy Items Area) – قريبة من مداخل ومخارج المناولة.

• نظام العناوين: يجب أن يكون لكل موقع تخزين كود فريد (مثلاً: A-01-02-03 يعني الممر A، الرف 01، العمود 02، المستوى 03).

• استراتيجية التخزين: يمكن اتباع نظام الموقع الثابت (Fixed Location) لكل صنف، أو الموقع العشوائي (Floating Location) مع تسجيل الموقع في النظام لزيادة استغلال المساحة.

4.2 استلام وفحص الأصناف (الواردات)

هذه أول وأهم نقطة رقابية في دورة حياة الصنف.

1. الاستلام الأولي (بناءً على إخطار الأمن):

   • عند وصول الشاحنة، يقوم أمين المخزن بالاطلاع على إذن التوريد أو بوليصة الشحن، والتأكد من بيانات المورد والصنف.

   • يتم التوقيع على إذن دخول البوابة بعد العد الأولي، مع تدوين أي ملاحظات ظاهرية (تلف في العبوات، عجز واضح).

2. الفحص الفني:

   • يتم تحرير “طلب فحص فني” وإرساله إلى إدارة الجودة أو الجهة الفنية المختصة.

   • يقوم الفاحص بسحب عينات تمثيلية وفق خطة الفحص المعتمدة (AQL)، وإجراء الاختبارات اللازمة.

3. نتيجة الفحص واتخاذ القرار:

   • قبول (Accepted): إذا تطابقت الأصناف مع المواصفات، يتم تحرير محضر فحص بنتيجة “قبول”.

   • رفض (Rejected): إذا لم تتطابق، يتم تحرير محضر فحص بنتيجة “رفض”، وتوضع الأصناف فورًا في منطقة العزل مع لصق استيكر أحمر “رفض – Rejected” عليها، وإبلاغ المشتريات لاتخاذ إجراءات الإرجاع.

   • قبول مشروط (Conditional Acceptance): في حال وجود انحرافات بسيطة لا تؤثر على الجودة النهائية، يمكن قبولها بشكل استثنائي بعد موافقة الجهة الفنية والمالية، مع تسجيل ذلك صراحةً في محضر الفحص.

4. الوزن والقياس:

   • في حالة الأصناف التي تباع بالوزن (طن، كجم)، يجب وزنها على ميزان معتمد والتأكد من معايرته دوريًا. يتم تحرير كارت وزن أو تسجيل القراءات في محضر الاستلام.

5. التوثيق:

   • يتم تحرير “إذن إضافة (GRN)” بناءً على محضر الفحص المعتمد، ويتم إدخاله في النظام خلال 48 ساعة.

   • توزع صور المستندات على المالية (حسابات الموردين، مراقبة المخزون) والمشتريات.

4.3 إجراءات الإضافة والتخزين

1. إذن الإضافة (GRN):

   • يقوم أمين المخزن بتحرير إذن إضافة موضحًا به كود الصنف، الكمية، موقع التخزين، ورقم أمر الشراء.

   • يتم إدخال البيانات في النظام الإلكتروني، وتحديث كارتة الصنف (البطاقة المخزنية) المعلقة على رف الصنف بالكمية الجديدة وتاريخ الإضافة.

2. التخزين (Put-away):

   • يتم نقل الأصناف إلى موقع التخزين المخصص لها.

   • قواعد التخزين الأساسية:

     • مراعاة مبدأ FIFO أو FEFO للمواد ذات الصلاحية.

     • الثقيل في الأسفل، والخفيف في الأعلى.

     • الأصناف سريعة الحركة توضع في مقدمة الأرفف أو بالقرب من منطقة الصرف.

     • الأصناف المتشابهة توضع بعيدًا عن بعضها لتجنب الاختلاط.

     • الالتزام بارتفاعات التحميل الآمنة وعدم تجاوز الطاقة الاستيعابية للأرفف.

     • تخزين المواد الخطرة وسريعة الاشتعال في مناطق مخصصة مع توافر وسائل السلامة.

3. بطاقة التعريف (Bin Card):

   • يجب أن تحتوي كل عبوة أو موقع تخزين على بطاقة تعريف واضحة تتضمن: كود الصنف، اسمه، الوحدة، الكمية، تاريخ الإنتاج/الانتهاء (إن وجد).

4.4 إجراءات الصرف والتسليم

1. طلب الصرف (Store Requisition):

   • تقوم الإدارة الطالبة (إنتاج، صيانة، إلخ) بتعبئة “طلب صرف” معتمد من المسؤول المختص، موضحًا به كود الصنف، الكمية المطلوبة، والغرض من الصرف، وتاريخ الطلب.

2. مراجعة الطلب:

   • يتسلم أمين المخزن طلب الصرف ويتأكد من:

     • سلامة البيانات واكتمالها.

     • وجود الرصيد الكافي في المخزن.

     • عدم وجود تعليمات بمنع الصرف للجهة الطالبة أو للصنف.

3. تجهيز وإصدار إذن الصرف:

   • بعد المراجعة، يقوم أمين المخزن بتجهيز الأصناف المطلوبة (يفضل في اليوم السابق للتحميل).

   • يتم تحرير “إذن صرف” من نسختين (أو أكثر)، ويوقعه أمين المخزن ومستلم الأصناف.

     • النسخة الأصلية: تثبت خروج الأصناف وتحول للمالية لتسجيلها.

     • نسخة العميل: تبقى مع الجهة المستلمة.

   • هام: لا يمكن صرف أي صنف بدون إذن صرف معتمد ومستوفي البيانات.

4. تحديث النظام:

   • يتم خصم الكمية المنصرفة من رصيد الصنف في النظام الإلكتروني وفي كارتة الصنف فور الانتهاء من عملية الصرف.

5. تحضير وتسليم الطلبيات (Order Picking & Dispatch):

   • يتم تحضير الطلبيات وفقًا لأولويات التحميل اليومية.

   • بعد الرص في منطقة التحميل، يقوم أمين المخزن بمراجعة الطلبيات مع ما تم تحضيره والتوقيع على صحته.

   • يتم تحميل الشاحنات بحضور مندوب التسليم وأمين المخزن، وتوثيق أي ملاحظات.

4.5 الارتجاع والتحويلات بين المخازن

4.5.1 الارتجاع (Returns)

يشمل ارتجاع أصناف من الإدارة الطالبة (خامات زائدة، أصناف تالفة، أصناف بطيئة الحركة) أو من العملاء.

• إجراءات الارتجاع:

  1. تقوم الجهة الراجعة بتعبئة “إذن ارتجاع” معتمد، موضحًا به سبب الارتجاع (سليم، تالف، راكد).

  2. يستلم المخزن الأصناف ويتم تحويلها إلى منطقة الفحص.

  3. تقوم إدارة الجودة بفحصها وتقرير مدى صلاحيتها وتحديد المسؤول عن التلف إن وجد (مورد، نقل، سوء تخزين، إهمال).

  4. بناءً على نتيجة الفحص:

     • صالح: يتم إضافته إلى الرصيد مرة أخرى بإذن إضافة.

     • غير صالح: يتم عزله واتخاذ إجراءات التكهين أو إعادة التدوير.

  5. توزع نسخ من إذن الارتجاع على المالية والمشتريات.

4.5.2 التحويلات بين المخازن (Transfers)

يتم عند الحاجة لنقل أصناف من مخزن لآخر (مثلاً من المخزن الرئيسي إلى مخازن فرعية).

• إجراءات التحويل:

  1. يصدر “طلب تحويل” من المخزن الطالب أو بأمر من الإدارة العليا.

  2. يقوم المخزن المرسل بتجهيز الأصناف وتحرير “إذن تحويل” أو “أمر شحن داخلي” من 3 نسخ.

  3. يتم خصم الكمية من رصيد المخزن المرسل (إلكترونيًا).

  4. يستلم المخزن المستقبل الأصناف ويتحقق من صحتها، ويوقع على نسخة إذن التحويل لتعود للمخزن المرسل.

  5. يقوم المخزن المستقبل بإضافة الأصناف إلى رصيده بإذن إضافة (مع الإشارة إلى أنها واردة بالتحويل).

4.6 إدارة أصناف التشغيل الخارجي والإصلاحات

تشمل الأصناف التي ترسل لمقاول خارجي لتنفيذ عملية صناعية عليها (تشغيل خارجي) أو لصيانتها وإصلاحها.

1. صرف للتشغيل الخارجي:

   • بناءً على أمر تشغيل خارجي معتمد (عادة عبر البريد الإلكتروني من الإدارة العليا أو المشتريات)، يتم صرف الأصناف للمقاول.

   • يتم تسجيل الصنف في حساب المقاول كـ “عهدة خارجية” وليس كمستهلك، مع تحرير إذن صرف يوضح الغرض.

2. متابعة الأصناف:

   • يحتفظ المخزن بسجل خاص بأصناف التشغيل الخارجي لمتابعة موعد عودتها المتوقع.

3. استلام الأصناف بعد التشغيل/الإصلاح:

   • عند عودة الأصناف، يتم استلامها بإذن استلام وتحويلها للفحص.

   • تُفحص من قبل الجودة للتأكد من جودة التشغيل أو الإصلاح.

   • بعد الفحص، تُضاف إلى المخزن (إذا كانت منتج تام أو قطعة غيار) أو تصرف مباشرة للجهة الطالبة.

4.7 إدارة الأمانات والعهد

4.7.1 الأمانات (لدينا / لدى الغير)

• الأمانات لدينا: هي أصناف تملكها جهة خارجية (عميل، مورد، شركة شقيقة) ولكنها محفوظة في مخازن المؤسسة.

  • يتم تخزينها في منطقة منفصلة ومميزة بعلامات واضحة (مثل “أمانة – خاصة بالغير”).

  • يتم فتح حساب خاص لها في النظام ولا تدخل في الأرصدة المملوكة للمؤسسة.

  • يتم توثيق استلامها بإذن إضافة أمانات بناءً على إخطار رسمي (بريد إلكتروني، فاتورة، قائمة محتويات).

  • يتم الصرف منها بإذن صرف أمانات بناءً على طلب معتمد من الجهة المالكة.

• الأمانات لدى الغير: أصناف تخص المؤسسة ولكنها موجودة عند الغير (مورد، شركة شقيقة).

  • يتم متابعتها عبر مراسلات رسمية، وتوثيق حركات دخولها وخروجها لدى الغير.

  • تعامل العينات المجانية الواردة معاملة الأمانات ويجب إخطار الإدارة بها فور الوصول.

4.7.2 العهد الشخصية (Custody)

هي أصناف (أدوات، أجهزة، ملابس، مهمات سلامة) يتم تسليمها للموظفين للقيام بأعمالهم، وتكون مسؤوليتهم الشخصية.

• إجراءات العهد:

  1. يتم تسليم العهدة بإذن صرف على أن يكون الغرض “تسليم عهدة”، مع تحرير “إيصال عهدة” يوقع عليه المستلم.

  2. يتم تسجيلها في سجل خاص باسم كل موظف.

  3. عند انتهاء خدمة الموظف أو عدم حاجته للعهدة، يتم استعادتها بالمخزن وتسجيل ذلك، مع التحقق من حالتها.

  4. في حالة التلف أو الفقد، يتم التحقيق وتحميل الموظف القيمة وفقًا للوائح.

• أنواع العهد:

  • عهد دائمة: أصناف يحتاجها الموظف باستمرار (مثل الأدوات، الأجهزة).

  • عهد مؤقتة: أصناف تصرف لفترة محدودة ثم تعاد (مثل بعض الأدوات، أجهزة القياس).

  • عهد مخصصة: مثل ملابس العمل ومهمات السلامة، ويتم صرفها وفقًا للوائح محددة (عدد معين في السنة، استبدال التالف).

4.8 إدارة الأصول الثابتة والمتداولة

• الأصول الثابتة (Fixed Assets): مثل الأراضي، المباني، السيارات، المعدات الثقيلة، أجهزة الحاسوب، الأثاث.

  • عند شراء أصل ثابت، يتم استلامه وفحصه واعتماده.

  • يتم تسليمه لإدارة الأصول أو تسجيله كأصل مع إرفاق بطاقة تعريف بالأصل (Asset Tag) لها رقم فريد.

  • يجب الاحتفاظ بشهادات الضمان الخاصة بالأصل.

  • أي صيانة أو نقل للأصل الثابت يجب أن تكون موثقة.

  • يتم جرد الأصول الثابتة دوريًا (سنويًا عادة) للتحقق من وجودها وحالتها الفنية ومكانها والمسؤول عنها.

• الأصول المتداولة (Current Assets): وهي المخزون نفسه (مواد خام، منتج تام، مستلزمات) الذي يتم تداوله واستهلاكه في دورة التشغيل العادية، وتنطبق عليه جميع إجراءات هذا الدليل.

4.9 إدارة المخزون الراكد والتالف (التكهين والخردة)

تهدف هذه الإجراءات إلى تنظيف المخازن من الأصناف غير الصالحة للاستخدام أو بطيئة الحركة، وتعظيم الاستفادة من قيمتها كخردة.

1. تحديد الأصناف:

   • يقوم مدير المخازن أو مراقب المخزون بتحديد الأصناف التي:

     • لم يحدث لها صرف لأكثر من سنة (راكد).

     • انتهت صلاحيتها أو تلفت (تالف).

     • أصبحت غير صالحة للاستخدام لتغيير المواصفات (مهمل).

2. تشكيل لجنة التكهين:

   • تشكل لجنة بقرار من الإدارة العليا تضم (المالية، المخازن، الجودة، المشتريات، وأي جهة فنية مختصة).

   • تقوم اللجنة بمعاينة الأصناف المقترح تكهينها والتأكد من حالتها وتقدير قيمتها كخردة.

3. إصدار قرار التكهين:

   • ترفع اللجنة تقريرها النهائي بقائمة الأصناف وكمياتها وأسباب التكهين والقيمة التقديرية لها كخردة.

   • بعد اعتماد التقرير من الإدارة العليا، يتم إصدار “أمر تكهين” أو “إذن إضافة للخردة” لتحويلها إلى مخزن الخردة.

4. إجراءات الخردة:

   • يتم نقل الأصناف المكهنة إلى “مخزن الخردة” أو منطقة خاصة.

   • يتم إضافتها في النظام تحت بنود خاصة بالخردة بقيمتها التقديرية.

   • عند بيع الخردة (لمصانع إعادة التدوير مثلاً)، تتم العملية عن طريق لجنة مزادات أو مناقصات لضمان تحقيق أفضل سعر.

4.10 الرقابة الدورية والجرد الشامل

الجرد هو أهم أداة رقابية للتأكد من دقة السجلات وسلامة الإجراءات.

1. أهداف الجرد:

   • حصر الموجودات الفعلية لتقييمها وإثباتها في الميزانية.

   • المحافظة على الأصناف باكتشاف أي تلاعب أو سرقة أو أخطاء.

   • اكتشاف الأصناف الراكدة أو منتهية الصلاحية.

   • تقييم أداء العاملين على المخازن.

2. طرق الجرد:

   • الجرد الدوري (Periodic Inventory): يتم إجراء جرد شامل لجميع الأصناف مرة على الأقل كل سنة (في نهاية السنة المالية) ويفضل مرتين سنويًا.

   • الجرد المستمر (Cycle Counting): أسلوب لعد أجزاء من المخزون بشكل يومي أو أسبوعي (مثل الأصناف مرتفعة القيمة أو سريعة الحركة) دون إيقاف العمل.

   • الجرد المفاجئ: يتم بدون إخطار مسبق بهدف الرقابة المفاجئة وكشف التلاعبات.

3. إجراءات الجرد الشامل:

   • قرار الجرد: يصدر قرار من الإدارة العليا بتشكيل لجنة الجرد وتحديد نطاقه وتاريخه.

   • التحضير للجرد:

     • إيقاف جميع حركات الصرف والإضافة قبل البدء.

     • تجميع الأصناف في أماكنها وتنظيف الممرات.

     • تجهيز كشوف الجرد المطبوعة (أو أجهزة المسح).

   • العد الفعلي: تقوم لجنة الجرد (من أعضاء مستقلين عن المخازن) بعد جميع الأصناف فعليًا (عد، وزن، قياس) وتسجيلها في كشوف الجرد.

   • المقارنة: تُقارن الكميات الفعلية بالأرصدة الدفترية في النظام.

   • معالجة الفروق:

     • في حالة وجود فروق (عجز/زيادة)، يتم إعادة الجرد للصنف.

     • يتم تحليل أسباب الفرق (خطأ في الصرف، خطأ في الإضافة، سرقة، تلف غير مسجل).

     • تُعد “تسوية الجرد” وتُعرض على الإدارة المالية والإدارة العليا للاعتماد.

     • يتم تسجيل التسويات في النظام باستخدام أذون صرف أو إضافة مخصصة.

4. توثيق الجرد:

   • يتم تحرير “محضر افتتاح الجرد” و “محضر ختامي” لكل مخزن.

   • تحفظ جميع كشوف الجرد ومحاضر التسوية في ملف خاص.

4.11 تعليمات الأمن والسلامة في المخازن

• ممنوع منعًا باتًا:

  • التدخين داخل المخازن (توضع لوحات تحذيرية في أكثر من موقع).

  • التصوير إلا بتصريح من الإدارة العليا.

  • تناول المأكولات والمشروبات.

  • دخول غير المصرح لهم (الموردين، السائقين) بدون مرافقة.

• إجراءات وقائية:

  • التأكد من فصل التيار الكهربائي عند مغادرة المخزن.

  • المراجعة الدورية لطفايات الحريق وخطوط الإطفاء ومصائد القوارض (يوميًا للطفايات، شهريًا للأنظمة).

  • وجود لوحات إرشادية واضحة لطرق الهروب ومواقع طفايات الحريق.

  • التأكد من جودة التهوية، خاصة في مناطق تخزين المواد الكيميائية.

  • توفير إضاءة كافية.

• التعامل مع المواد الخطرة وسريعة الاشتعال:

  • تخزينها في منطقة منفصلة جيدة التهوية وبعيدة عن مصادر اللهب وأشعة الشمس المباشرة.

  • وضع علامات تحذيرية واضحة (FLAMMABLE).

  • التأكد من وجود وسائل إطفاء مناسبة (طفايات بودرة كيميائية جافة أو ثاني أكسيد الكربون).

  • إحكام غلق العبوات ومنع تسرب السوائل.

• في حالات الطوارئ:

  • وضع خطة طوارئ واضحة وتدريب العاملين عليها.

  • تشكيل فريق للطوارئ.

  • في حالات الإجازات الرسمية (أكثر من 48 ساعة)، يتم عمل محضر غلق للمخازن بحضور لجنة من المخازن والأمن.

4.12 تعليمات التنظيم والنظافة (5S)

• التصنيف (Sort): فصل الأصناف الضرورية عن غير الضرورية والتخلص من غير الضرورية.

• الترتيب (Set in Order): تحديد مكان لكل شيء ووضع كل شيء في مكانه، مع استخدام بطاقات تعريف وعلامات أرضية.

• التنظيف (Shine): تنظيف المخزن باستمرار، وإلقاء المخلفات في الحاويات المخصصة.

• التوحيد (Standardize): وضع معايير موحدة للتنظيم والنظافة، وجدولة مهام التنظيف اليومية والأسبوعية.

• الاستدامة (Sustain): تدريب العاملين على الالتزام بالمعايير وإجراء مراجعات دورية.

4.13 تعليمات استلام الواردات ورد المرفوض

• استلام الواردات:

  • الانتظار في المنطقة المخصصة لسيارات التوريد.

  • تسجيل وقت الوصول ووقت بدء التفريغ ووقت المغادرة.

  • العد الكامل للكميات، وأخذ عينات عشوائية من العبوات للتأكد من مطابقة المحتوى للمدون على العبوة.

• رد الواردات للموردين:

  • في حالة رفض التوريد كليًا أو جزئيًا لعدم المطابقة، يتم إخطار المورد عن طريق المشتريات.

  • يتم تحرير محضر الفحص بالكمية المرفوضة، وعزلها لحين ردها.

  • لا يتم دخول الأصناف المرفوضة للمخازن، وتبقى في منطقة العزل.

  • في حالة ظهور عيوب خفية بعد الاستلام والفحص، يتم نقل الأصناف إلى منطقة العزل، وإخطار المشتريات لمخاطبة المورد لاستبدالها أو رد قيمتها.

4.14 تعليمات تحضير وتسليم الطلبيات

• التحضير: يتم في اليوم السابق للتحميل إن أمكن.

• الأولويات: يتم تحضير الطلبيات حسب أولويات التحميل اليومية والتعليمات الخاصة (مستندات مرفقة، تجهيزات خاصة).

• المراجعة: بعد تحضير الطلبية، يراجعها أمين المخزن مع طلب التحويل للتأكد من صحتها.

• التحميل: يتم تحت إشراف أمين المخزن أو مندوب التسليم، مع توثيق أي تلفيات تحدث أثناء التحميل.

• الأصناف المتكرر الشكوى منها: إذا تكررت شكاوى أن العدد الفعلي في العبوة أقل من المدون عليها، يجب إعادة عد جميع عبوات هذا الصنف قبل التحميل، وكتابة اسم المسؤول عن العد على العبوة.

4.15 تعليمات خاصة لمخازن التوالف والمهمات

4.15.1 مخزن التوالف (Scrap Store)

• الغرض: تخصيصه للأصناف التالفة من الإنتاج، أو التالفة من التخزين، أو المرفوضة من المورد (بعد التنازل عنها)، أو الأصناف المهملة.

• الدورة المستندية:

  • الوارد: يتم بإذن إضافة (مرتجعات) بناءً على محضر فحص يحدد سبب التلف والمسؤول عنه.

  • الصرف: يتم للبيع (كخردة) أو للإصلاح الخارجي، بإذن صرف معتمد.

• التخزين: يجب فصل أنواع الخردة (حديد، نحاس، بلاستيك، ورق، زيوت) ليسهل بيعها.

4.15.2 مخزن المهمات (Supplies Store)

• الغرض: تخصيصه للأصناف غير المخصصة للبيع المباشر، واللازمة للتشغيل (أدوات مكتبية، معدات مناولة، مستلزمات نظافة، قطع غيار صيانة، ملابس عمل، إلخ).

• الدورة المستندية: نفس دورة المخازن الرئيسية (إضافة، صرف، تحويل).

• العهد: معظم ما يصرف من هذا المخزن يكون على سبيل العهدة (شخصية أو دائمة).

4.16 إدارة عهد المفاتيح وأمن المخازن

• تسليم المفاتيح:

  • يتم تسليم مفاتيح المخازن للمسؤولين عنها بموجب “محضر استلام عهدة مفاتيح” يحدد عدد النسخ وأكواد الأبواب.

  • يتعهد المستلم بالمحافظة على المفاتيح وعدم تسليمها للغير أو عمل نسخ منها.

  • تحفظ النسخ الاحتياطية في مكان آمن (خزنة) مختومة.

• إجراءات الفقد:

  • في حالة فقد مفتاح، يتم تحرير محضر بالواقعة، وتغيير القفل أو الكالون فورًا، وتحميل المتسبب التكلفة إذا كان الإهمال مثبتًا.

• الإغلاق اليومي:

  • التأكد من إغلاق الأبواب والنوافذ وفصل التيار الكهربائي قبل المغادرة.

• الإجازات: يتم عمل محضر غلق للمخازن في الإجازات الطويلة بحضور الأمن.

4.17 حفظ وأرشفة المستندات وإدخال البيانات

• الدورة المستندية اليومية:

  • توزع المستندات (أذون إضافة، صرف، تحويل، ارتجاع) بصفة يومية على الجهات المعنية (المالية، مراقبة المخازن).

  • يتم التسليم في “حافظة تسليم مستندات (سركي)” لضمان تسليمها كاملة ومرقمة ومؤرخة.

• إدخال البيانات:

  • يتم إدخال جميع حركات المخازن في النظام الإلكتروني خلال 48 ساعة كحد أقصى من تاريخ التنفيذ (باستثناء العطلات الرسمية).

• حفظ المستندات:

  • تحفظ المستندات الأصلية في ملفات منظمة حسب النوع والتاريخ، لمدة لا تقل عن 5 سنوات (أو حسب السياسة المحاسبية)، مع إمكانية الرجوع إليها عند الحاجة.

4.18 معالجة الأخطاء المستندية الشائعة

• الهدف: تصحيح الأخطاء دون إتلاف الرقابة أو التلاعب.

• القواعد العامة:

  • يمنع الكشط أو المسح أو استخدام سائل التصحيح.

  • إذا حدث خطأ في مستند، يتم إلغاؤه بكتابة “ملغي” على جميع نسخه، ويعتمد الإلغاء من مدير المخازن، ثم يتم تحرير مستند جديد بالبيانات الصحيحة.

  • في حالة اكتشاف خطأ في الإدخال الإلكتروني بعد اعتماد المستند، يتم إخطار مدير المخازن فورًا لاتخاذ الإجراءات التصحيحية (قد تتطلب إصدار مستند عكسي أو تعديل بقيد محاسبي).

• أمثلة وحلول:

  • كتابة كمية مخالفة في إذن الإضافة: يتم إلغاء الإذن وإصدار آخر بالكمية الصحيحة.

  • صرف صنف خطأ: إذا تم الصرف بالفعل، يتم تحرير إذن ارتجاع للصنف الخطأ وإذن صرف جديد للصنف الصحيح.

  • عدم توقيع المستلم: لا يعتبر المستند معتمدًا، ويجب استيفاء التوقيع في أقرب وقت.

5. النماذج والسجلات المعتمدة (أضغط هنا)

جميع النماذج التالية يجب أن تكون مرقمة برقم مسلسل فريد، ومؤرخة، وموقعة من الأطراف المعنية.

6. مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs)

يتم قياس أداء إدارة المخازن بصفة دورية (شهرية/ربع سنوية) باستخدام المؤشرات التالية:

1. دقة أرصدة المخزون (Inventory Accuracy): (عدد الأصناف ذات الرصيد الدفتري المطابق للفعلي / إجمالي عدد الأصناف التي تم جردها) × 100. المستهدف: > 95%

2. معدل دوران المخزون (Inventory Turnover Ratio): تكلفة البضاعة المباعة / متوسط قيمة المخزون. (مؤشر على كفاءة المبيعات وإدارة المخزون).

3. نسبة المخزون الراكد (Obsolete Inventory %): (قيمة المخزون الراكد / إجمالي قيمة المخزون) × 100. المستهدف: أقل ما يمكن.

4. زمن تلبية الطلب (Order Fulfillment Cycle Time): متوسط الوقت من استلام طلب الصرف حتى تجهيز الأصناف للخروج.

5. دقة تنفيذ الصرف (Picking Accuracy): (عدد أوامر الصرف المنفذة بدون أخطاء / إجمالي عدد أوامر الصرف) × 100. المستهدف: > 99%

6. نسبة الفاقد والتلف (Shrinkage Rate): (قيمة الفاقد والتلف خلال الفترة / إجمالي قيمة المخزون) × 100.

7. تكلفة التخزين لكل وحدة (Storage Cost per Unit): إجمالي تكاليف المخازن (رواتب، إيجار، كهرباء، إلخ) / إجمالي عدد الوحدات المخزنة.

8. الالتزام بالدورة المستندية (Documentation Compliance): نسبة المستندات المسجلة في النظام خلال 48 ساعة.

7. المراجع والوثائق الداعمة

• معيار الأيزو لإدارة الجودة: ISO 9001:2015 (خاصة البنود المتعلقة بالبنية التحتية، بيئة تشغيل العمليات، والتحديد والتتبع).

• دليل السياسات المحاسبية للمؤسسة.

• دليل إجراءات المشتريات.

• قواعد وإرشادات السلامة والصحة المهنية.

• دليل مستخدم نظام تخطيط الموارد (ERP) أو نظام إدارة المخازن (WMS).

• قوانين العمل واللوائح الداخلية.

8. خريطة تدفق العمليات الأساسية (Flowchart)

يمكن إدراج رسم بياني يوضح المسار الكامل للصنف، ولكن هنا وصف نصي مبسط:

مسار الوارد:

وصول الشحنة ← تسجيل استلام أولي في بوابة الأمن ← تحويل للفحص ← فحص فني ← (قبول) تحرير إذن إضافة ← تحديث النظام والكارتة ← تخزين في الموقع المخصص
(رفض) ← عزل الأصناف ← إبلاغ المشتريات ← إرجاع للمورد

مسار الصادر:

استلام طلب صرف معتمد ← مراجعة الطلب والرصيد ← (رصيد كاف) تجهيز الأصناف ← تحرير إذن صرف ← توقيع المستلم ← تحديث النظام والكارتة ← خروج الصنف
(رصيد غير كاف) ← إبلاغ الطالب ← (تحويل إلى طلب شراء)

مسار الرقابة:

خطة الجرد الدوري/المستمر ← العد الفعلي للأصناف ← مقارنة بالرصيد الدفتري ← (مطابق) إقفال المحضر
(غير مطابق) ← تحليل الفروق ← إعداد تسوية الجرد ← اعتماد التسوية ← تحديث النظام

9. قوائم المراجعة اليومية (Checklists)

9.1 قائمة مراجعة أمين المخزن (اليومية)

• هل قمت بجولة صباحية سريعة على جميع أقسام المخزن للتأكد من نظافته وترتيبه؟

• هل جميع الممرات خالية من العوائق وممرات الهروب مفتوحة؟

• هل جميع طفايات الحريق في أماكنها وتم فحصها (صالحة، الضغط في المنطقة الخضراء)؟

• هل تم استلام أي شحنات جديدة؟ وهل تم إتباع إجراءات الاستلام والفحص معها؟

• هل تم إدخال جميع حركات الأمس (إضافات/صرف) في النظام الإلكتروني؟

• هل تم تحديث كارتات الصنف للأصناف التي حدثت عليها حركة؟

• هل تم تجهيز جميع طلبات الصرف الواردة اليوم؟

• هل هناك أي أصناف وصلت إلى حد إعادة الطلب (Reorder Point)؟

• هل قمت بفحص عينة عشوائية من الأصناف للتأكد من تواريخ صلاحيتها وسلامتها؟

• هل منطقة العزل (الرفض) خالية من أي أصناف غير موثقة أو متراكمة؟

• هل تم التأكد من إغلاق الأبواب والنوافذ وفصل التيار الكهربائي قبل المغادرة؟

9.2 قائمة مراجعة الاستلام (للفاحص/أمين المخزن)

• هل فاتورة المورد أو إذن التسليم مطابقة لأمر الشراء من حيث (الصنف، الكمية)؟

• هل الحالة الظاهرية للشحنة سليمة (تغليف، عدم وجود كسر أو رطوبة)؟

• هل تم العد الكامل للكميات، وأخذ عينات للتأكد من صحة محتوى العبوات؟

• هل تم أخذ العينات اللازمة للفحص الفني وفق خطة الفحص؟

• هل نتائج الفحص الفني مطابقة للمواصفات المطلوبة؟

• هل تم تحرير محضر الفحص وتوقيعه من جميع الأطراف (المخازن، الجودة، المشتريات إن لزم)؟

• هل تم عزل الأصناف المرفوضة ووضع الاستيكر الأحمر عليها؟

• هل تم تحرير إذن الإضافة (GRN) بالكمية المقبولة فقط؟

• هل تم إدخال إذن الإضافة في النظام وتوزيع نسخه على الجهات المعنية خلال 48 ساعة؟

10. نماذج عملية (محضر جرد، استلام عهدة، إلخ)

10.1 نموذج محضر جرد مخزن

محضر جرد مخزن: ……………………………………..

تاريخ الجرد: …. / …. / 20…. الوقت: من …… إلى ……

بناءً على قرار الجرد رقم: …………… الصادر بتاريخ: …. / …. / 20….

تشكلت لجنة الجرد من السادة:

• …………………………………….. (رئيساً)

• …………………………………….. (عضواً)

• …………………………………….. (عضواً)

• …………………………………….. (عضواً)

بيان آخر الحركات المسجلة قبل الجرد:

• آخر إذن إضافة رقم: ………… بتاريخ: …………

• آخر إذن صرف رقم: ………… بتاريخ: …………

نقر نحن الموقعين أدناه بأن لجنة الجرد قد باشرت أعمالها، وتم حصر الأصناف فعلياً، وتدوينها في كشوف الجرد المرفقة، والتي تبلغ عدد صفحاتها (…..) صفحة، وأن ما تم حصره يمثل جميع الأصناف الموجودة بالمخزن. وقد تمت عملية الجرد بدقة وأمانة.

توقيعات أعضاء اللجنة:
1- …………………………….. 2- …………………………….. 3- …………………………….. 4- ……………………………..

توقيع أمين المخزن: …………………………………….. (اطلعت ووافقت)

10.2 نموذج محضر استلام عهدة مخزن

محضر استلام عهدة مخزن: ……………………………………..

تاريخ الاستلام: …. / …. / 20….

إنه في يومنا هذا، تم تسليم عهدة المخزن المذكور أعلاه من السيد / …………………………………….. (المسلم) إلى السيد / …………………………………….. (المستلم)، وذلك بموجب هذا المحضر وبعد إجراء الجرد النهائي للأصناف والمفاتيح والمستندات.

أولاً: المفاتيح المسلمة:

• مفتاح الباب الرئيسي (عدد: …)

• مفتاح الباب الخلفي (عدد: …)

• مفاتيح الخزائن (عدد: …)

ثانياً: المستندات والسجلات المسلمة:

• ملفات أذون الإضافة والصرف.

• كارتات الأصناف.

• سجل الأمانات والعهد (إن وجد).

ثالثاً: كشوف الجرد المرفقة:
يرفق بهذا المحضر كشف جرد شامل للأصناف بعدد صفحات (…..)، موقّع من الطرفين، ويُعتبر جزءًا لا يتجزأ من هذا المحضر.

إقرار وتعهد المستلم:
أقر أنا الموقع أدناه بأنني استلمت عهدة المخزن بما يحتويه من أصاف ومفاتيح ومستندات وفقاً للكشوف المرفقة، وأتعهد بالحفاظ عليها والقيام بمسؤولياتي كأمين مخزن وفقاً للإجراءات المنصوص عليها في دليل إجراءات المخازن، وأتحمل المسؤولية الكاملة عن أي نقص أو تلف يحدث بسبب الإهمال أو التقصير.

اسم المستلم: ……………………………………..
التوقيع: ……………………………………..

اسم المسلم: ……………………………………..
التوقيع: ……………………………………..

شاهد (مدير المخازن): ……………………………………..
التوقيع: ……………………………………..

سجل التعديلات والمراجعات

نهاية الدليل اذا كان لديك اى ملاحظات أو أى أستفسارات يسعدنا أن نكون فى خدمتك و أرسل لنا waelsaber@warehouseguide.net